AI議事録ツールのセキュリティ比較で見るべきポイント

AI議事録ツールは会議の録音、文字起こし、要約、共有を効率化できる一方で、扱うデータの性質上、セキュリティ確認が欠かせません。特に法人利用では、利用者個人の判断だけでなく、情報システム部門や管理部門のルールに沿って比較する必要があります。

確認ポイント1：セキュリティ認証

まず確認したいのは、ISO/IEC 27001などの情報セキュリティ関連認証です。認証取得の有無は、サービス提供会社が情報管理体制を整えているかを見るうえで重要な判断材料になります。

ただし、認証があればすべて安心というわけではありません。自社が求めるデータ管理条件、契約条件、運用ルールに合うかまで確認しましょう。

確認ポイント2：アクセス権限と管理者機能

議事録は作成後に共有されるため、誰が閲覧、編集、ダウンロードできるかを制御できることが重要です。部署、案件、プロジェクトごとに権限を分けられるか、退職者や外部メンバーのアクセスを停止しやすいかも確認しましょう。

確認ポイント3：データ保存と削除

録音データ、文字起こしデータ、要約データがどこに保存され、どの期間保持され、どのように削除できるかは必ず確認したい項目です。機密性の高い会議では、保存期間や削除フローを社内ルールと合わせる必要があります。

確認ポイント4：クラウド利用時の運用ルール

クラウド型AI議事録ツールは導入しやすい一方で、社外サービス上に会議データを扱うことになります。利用開始前に、録音してよい会議、利用してはいけない会議、共有範囲、外部参加者がいる会議での扱いなど、運用ルールを決めておくと安全です。

オンプレミス型・個別運用も比較対象にするケース

金融、医療、官公庁、研究開発など、より厳しい情報管理が求められる場合は、クラウド型だけでなく、オンプレミス型や個別環境での運用が必要になることもあります。大切なのは、最初からオンプレミス前提にすることではなく、自社の会議データの重要度に応じて選択肢を比較することです。

セキュリティ比較のチェックリスト

• ISO/IEC 27001などの認証取得状況を確認したか
• 閲覧、編集、共有、ダウンロード権限を管理できるか
• 録音データと議事録データの保存期間・削除方法を確認したか
• 管理者が利用状況やアクセスを把握できるか
• 社内で録音・共有ルールを決めてから導入できるか