文章として承認・配布するならWord、決定事項とToDoを追いかけるならExcelを使います。未確定の事項は空欄で隠さず「未定」「承認待ち」と残し、会議で決まっていない情報を推測で埋めないでください。
Wordは配布文書、Excelは実行管理に使う
Wordは会議の概要から結論までを一つの文書として読ませたい場合に向きます。議長や取引先の確認を受ける文書、社内で確定版として保管する議事録などに使います。Excelは、誰が何をいつまでに行うかを一覧にし、次の会議で対応状況を確認する用途に向きます。
二つを併用する場合は、どちらが正式な記録かを決めます。Wordの議事録には合意の内容を残し、Excelへ実行するタスクを移すなら、元の議事録と同じ識別番号を付けます。二つのファイルで期限を別々に変えると食い違うため、変更時に戻す記録先と責任者も決めてください。
- 会議で確認
- Wordで確定
- 必要な相手へ配布
- ToDoを抽出
- Excelで担当管理
- 次回に完了確認
| 書式 | 主な用途 | 入っているもの |
|---|---|---|
| Word | 会議の確認と配布 | 概要・決定・未決・ToDoの入力欄 |
| Excel | 決定と対応事項の一覧 | 入力用シートと架空の記入例 |
| TXT | AI整理の練習 | 条件付き合意を含む架空の会話 |
| JSON | 教材の確認基準 | 残すべき事実と誤りの例 |
最初に概要と議事録の状態を記入する
会議名、日時、参加者、作成者、確認者を記入します。日時は会議が行われた時点であり、議事録を作った日と混同しないようにします。繰り返し会議なら、案件名や回数も入れて前回と区別します。参加者の肩書を長く並べるより、誰が確認・承認するかが分かることを優先してください。
文書の状態は「確認中」「確定」「訂正版」など社内で分かる表記にします。AIが作った案を確認者が読んでいない段階で「確定」としないでください。配布した後に内容を直す場合は、変更箇所と更新日を付け、受け取った人に古い版との差を伝えます。
会議名：Webサイト更新 進行確認 会議日：2026年10月20日 作成者：鈴木 確認者：田中 状態：確認中 対象：追加制作の費用条件と次回の対応 配布先：制作担当と確認者のみ
決定事項には適用範囲と条件を残す
決定事項の欄には、何を採用したかだけでなく、どの範囲に適用するかを記載します。「予算15万円」より「追加制作費の上限15万円。正式発注は顧客承認後」と書くほうが、後から判断を再現できます。参考情報として話した金額と、会議で承認した金額を区別してください。
未決事項には、決められなかった理由と次に必要な情報を残します。「公開日未定」だけでは次に誰が何をすべきか分かりません。「顧客の希望日を確認後に公開日を決める」と書けば、未決事項とToDoがつながります。期限が決まっていなければ、記入時に都合のよい日付を補わず未定とします。
| 会議での状態 | 記載欄 | 記入例 |
|---|---|---|
| 条件付きで合意 | 決定事項 | 上限15万円。発注は顧客承認後 |
| 日付の案のみ | 未決事項 | 10月30日案。顧客確認後に確定 |
| 必要な情報が不足 | 確認事項 | 公開希望日を顧客へ確認 |
| 担当が未確定 | ToDoの担当欄 | 未定。次回までに割当を確認 |
ToDoは担当・期限・完了条件で書く
「見積を検討する」だけでは、検討した時点で終わりなのか、顧客へ提出するまで必要なのか判断できません。Excelの対応事項には、担当者、期限、提出先や完成物を記入します。「鈴木が見積案を10月23日までに作り、田中へ提出」のように書くと、確認する相手と完了条件が揃います。
担当者が途中で変わった場合、古い担当を併記したままにしません。変更後の担当を実行欄へ反映し、経緯が必要なら備考へ残します。状態を更新するときも「対応中」だけで長期間置かず、完了した証拠や次の確認日を記録すると、会議で同じ質問を繰り返しにくくなります。
ID：A-01 作業：追加制作の見積案を作る 担当：鈴木 期限：2026年10月23日 完了条件：田中へ見積案を提出し、提出先を記録する 状態：未着手 根拠：サンプル区間02。田中案から鈴木担当へ変更。
AIの出力を転記するときに確認する項目
AIが出力した見出しをそのまま書式へ貼るのではなく、決定、未決、対応事項へ分類します。特に「目標」「案」「承認後」が消えていないかを確認してください。会議に出ていない人が読む文書では、短くしすぎた結論が確定した事実として伝わるため、条件を落とさないことが重要です。
配布するテンプレートの記入例は、実会議や製品の出力ではありません。練習用の会話TXTと確認基準JSONを一緒に使えば、議事録案から何が抜けたかを点検できます。ただしテキスト整理のテストは音声認識の比較ではないため、製品の精度が分かったとは扱わないでください。
変更した決定事項は履歴で追えるようにする
次の会議で前回の判断を変えた場合は、古い記録を上書きして最初から同じ結論だったようにしません。「上限15万円を20万円へ変更」「公開日案を保留」のように、何が変わったかと変更を確認した会議を残します。Excelの備考欄へ根拠となる議事録の日付や項目を添えると、予算や納期の経緯を追えます。
一方、単なる誤字の修正と、業務上の合意変更は区別してください。担当や金額の変更は関係者への通知が必要ですが、表記の統一だけなら通知の範囲を小さくできる場合があります。どの変更を誰へ知らせるかを決めておくと、訂正メールが多すぎて重要な更新が埋もれることを防げます。
記入例・テンプレート
- Excel議事録テンプレート入力用と架空記入例の2シート。マクロなし。
- Word議事録テンプレート概要・決定・未決・ToDoの入力欄。
- 会議サンプル TXT編集部作成の架空会話。実際の録音の文字起こしではありません。
- 確認用の基準 JSON決定・保留・担当・期限を照合するための正解メモ。製品の測定結果ではありません。
よくある質問
テンプレートを会社の書式に変更してよいですか？
編集部作成の配布ファイルは、社内の会議記録に合わせて編集して利用できます。実在の個人や企業の記録ではなく、記入例も架空のものです。
ExcelとWordの両方を使う必要がありますか？
必要ありません。配布文書が目的ならWordだけでも使えます。会議をまたいで担当と完了を追う必要があればExcelも使い、同じ情報の更新先を決めます。
法的な議事録にも使えますか？
一般的な業務会議用の様式です。取締役会や株主総会など、法令・定款等に基づく記載や保存が必要な議事録の適合性を保証するものではありません。対象の所管部門へ確認してください。
まとめ
配布用の議事録と実行用の対応一覧は、使う目的に合わせて選びます。書式を埋めることを目的にせず、条件付きの合意と未定事項を正しく残し、読み手が次の行動を確認できる文書へ整えてください。
参照した公式情報
2026年10月20日確認。仕様・提供条件は変更されるため、契約時には対象プランと構成を確認してください。手順例・試算例は編集部が作成したもので、導入実績や実測結果ではありません。